Die Stadt Sonneberg beabsichtigt, in der Sonneberger Innenstadt ein Spielzeugfest als ein Bestandteil des Internationalen Puppenfestivals in Neustadt bei Coburg und Sonneberg durchzuführen. Zur Vorbereitung und Umsetzung dieses Veranstaltungsformates wird ein Interessenbekundungsverfahren durchgeführt. Ziel ist es, einen geeigneten Veranstalter bzw. eine geeignete Organisation zu finden, der/die die Gesamtkoordination sowie die inhaltliche und organisatorische Umsetzung der Veranstaltung übernimmt.

 

Anlass und Ziel der Veranstaltung  

In Sonneberg sowie in der Partnerstadt Neustadt bei Coburg findet jährlich das internationale Teddy- und Puppenfestival statt, das zahlreiche auswärtige Besucherinnen und Besucher sowie Aussteller in die Region zieht. Dieses etablierte Ereignis bietet eine hervorragende Gelegenheit, die Stadt Sonneberg zusätzlich als attraktiven Veranstaltungs- und Einkaufsstandort zu präsentieren. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die Stadt Sonneberg, begleitend zum Festival eine eigenständige Veranstaltung zu initiieren, die sowohl für die Besucherinnen und Besucher als auch für den lokalen Handel, die Gastronomie und weitere Akteure ein besonderes Highlight darstellt. Gleichzeitig soll zu diesem Termin die Spielmeile beworben und offiziell eröffnet werden. Ziel der Veranstaltung ist die nachhaltige Belebung der Innenstadt, die Förderung des regionalen Handels sowie die Schaffung von Begegnungsräumen für Bürgerinnen und Bürger sowie Gäste der Stadt. Durch ein attraktives Rahmenprogramm soll die Aufenthaltsqualität gesteigert, die Sichtbarkeit lokaler Angebote erhöht und die Innenstadt langfristig gestärkt werden.  

 

Leistungsort

Innenstadt, rund um den PIKO-Platz in 96515 Sonneberg

Veranstaltungszeit

Samstag, 16.05.2026 ganztägig

 

Gegenstand der Interessenbekundung und Übernahme folgender Leistungen:

• Gesamtkoordination der Veranstaltung, Abstimmung von Abläufen, Programmen und Öffnungszeiten
• Konzeption, Planung und organisatorische Durchführung des Spielzeugfestestes
• Einbindung der ortsansässigen Vereine insbesondere KSB Sonneberg und des Spielzeugvereins

• Abstimmung mit der Stadt Sonneberg (Werbeaktion zur Spielmeile ist an diesem Termin geplant) sowie weiteren beteiligten Akteuren
• Bereitstellung und Organisation von Aktivitäten und Musik
• Organisation und Koordination eines attraktiven Musik- und Rahmenprogramms unter Berücksichtigung unterschiedlicher Musikrichtungen und ZielgruppenA
• Aktive Einbindung der ansässigen Gastronomiebetriebe und Geschäften
• Technische Ausstattung (Strom, Licht, ggf. Bühne),
• Einholung sämtlicher Genehmigungen
• Konzeption und Umsetzung gemeinsamer Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen, z. B.: Flyer und Programmübersichten, Internetauftritt / Homepage, Werbemaßnahmen (Print, Online, Social Media etc.)

 

Technische Gegebenheiten

• Strom/ Drehstrom (über Baustromverteiler + Versorgungspoller)
• Frischwasseranschlüsse vorhanden; kein Abwasser; Leitungen zu den Anschlüssen sind mitzubringen
• Beleuchtung und Beschallung (Kulturprogramm und Musik) ist zu gewährleisten
• Technische Details sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.

 

Zeitliche Gegebenheiten

Der Aufbau sollte mind. zwei Stunden vor der Veranstaltung abgeschlossen sein, damit dieser abgenommen und ggf. nachgebessert werden kann. Der Abbau sollte zügig am Folgetag nach Ende der Veranstaltung erfolgen und sollte am Dienstag nach der Veranstaltung vollständig abgeschlossen sein.

 

Programmanforderungen

• GEMA ist zu beachten
• die Anforderungen sowie das Programm kann im weiteren Verfahren vor dem endgültigen Angebot durch den Auftraggeber noch abgeändert oder eingeschränkt werden.

 

Anforderung an die Interessenbekundung

• Kurzdarstellung des Anbieters/der Organisation
• Erfahrungen mit vergleichbaren Veranstaltungen
• Konzeptionelle Ideen zur Durchführung (Marktstruktur, Programmpunkte, Besonderheiten)
• Aufwands- und Kostenkalkulation
• Hinweise zur Einbindung und Unterstützung durch Dritte (z. B. Sponsoren, Kooperationspartner, Vereine oder Dienstleister)
• Einbindung der Händler und Gastronomen im Veranstaltungsbereich
  Mehrwert für die Innenstadt und das Puppenfestival darstellen

 

Bewertung

Die grundsätzliche Bewertung erfolgt über das komplette Veranstaltungskonzept (Catering; Personalkonzept; musikalische Lösung usw.). Bitte berücksichtigen Sie bei der Erstellung des Konzeptes, dass ein Zuschuss in Höhe von 5.000 Euro (brutto) in Aussicht gestellt werden kann.

 

Hinweis

Dieses Interessenbekundungsverfahren dient der Markterkundung und stellt keine Ausschreibung im vergaberechtlichen Sinne dar. Ein Rechtsanspruch auf Beauftragung besteht nicht.

 

Frist zur Einreichung:

Die Interessenbekundung ist spätestens bis zum 02. März 2026 in schriftlicher oder elektronischer Form einzureichen.

 

Kontakt für fachliche Rückfragen:

Frau Brückner - SG Kultur, Medien, Bürgerservice / 2.14 Tel 03675/ 880-173, Mail kultur@stadt-son.de