Interessenbekundungsverfahren des erweiterten Andreasmarktes Bekanntmachung und Leistungsbeschreibung

Auftraggeber

Stadtverwaltung Sonneberg

Bahnhofsplatz 1

96515 Sonneberg

Leistungsort

Rund um den PIKO-Platz in 96515 Sonneberg

Veranstaltungszeiten

Von 10 bis 22 Uhr (Samstag und Sonntag)

Anlass und Ziel der Veranstaltung    

Die Stadt Sonneberg plant die Durchführung des traditionellen Andreasmarktes 2025, der jährlich am Wochenende um den Andreas-Tag (30. November) stattfindet.

Der Andreasmarkt ist ein vorweihnachtlicher Markt mit regionalem Charakter, an dem Händler, Kunsthandwerker, Vereine und Gastronomen ihre Produkte und Angebote präsentieren. Ziel ist die Förderung des regionalen Handels, der Begegnung sowie die Belebung der Innenstadt in der Adventszeit.

Gegenstand Interessenbekundungsverfahren

Gegenstand dieses Interessenbekundungsverfahrens ist die Auswahl eines geeigneten Veranstalters/Dienstleisters für die Organisation, Durchführung und Betreuung des Andreasmarktes.
Zu den Aufgaben gehören u. a.: die Gesamtkonzeption (Marktstruktur, Themenbereiche, Rahmenprogramm), die Akquise und Betreuung von Ausstellern, Ständen und Vereinen, Auf- und Abbaukoordination, Einholung von Genehmigungen, Technische Ausstattung (Strom, Licht, ggf. Bühne), Öffentlichkeitsarbeit und Marketing, Koordination mit städtischen Stellen.

Technische Gegebenheiten

• Strom/ Drehstrom (über Baustromverteiler + Versorgungspoller)
• Frischwasseranschlüsse vorhanden; kein Abwasser; Leitungen zu den Anschlüssen sind mitzubringen
• Beleuchtung und Beschallung (Kulturprogramm und Musik) ist zu gewährleisten
• Technische Details sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.

Zeitliche Gegebenheiten

Der Aufbau sollte am Vortag der Veranstaltung um 12 Uhr abgeschlossen sein, damit dieser abgenommen und ggf. nachgebessert werden kann.

Der Abbau sollte zügig am Folgetag nach Ende der Veranstaltung erfolgen und sollte am 02.12.2025 vollständig abgeschlossen sein.

Anforderung an die Interessenbekundung

• Folgende Angaben sind erforderlich:
• Kurzdarstellung des Anbieters/der Organisation
• Erfahrungen mit vergleichbaren Veranstaltungen
• Konzeptionelle Ideen zur Durchführung (Marktstruktur, Programmpunkte, Besonderheiten)
• Grobe Kostenkalkulation (optional, nicht bindend)
• Verfügbarkeit im Zeitraum der Marktvorbereitung und –durchführung
• tägliches Programm

Ausstattungswünsche

• Überdachte Bühne mit Podest mind. 8 x 6m Grundfläche
• Sitzgelegenheiten vor der Bühne
• Beschallung für Moderator, Kulturschaffende, Live band
• Holzhütten für Verkauf von Weihnachtsschmuck, Spielzeug, Speisen und Getränken (7 können von der Stadt Sonneberg zur Verfügung gestellt werden)
• Stehtische an den Imbiss und Getränkeständen
• Mobile Sanitäranlagen

Gewünschte Veranstaltungsprogrammbestandteile

• Die Werkstatt des Weihnachtsmannes
• Kinderschminken und Weihnachtsbasteln (optional)
• Weihnachtliches Marktgeschehen mit Händlern
• Weihnachtssingen
• Live Band

Programmanforderungen

• GEMA ist zu beachten
• die Anforderungen sowie das Programm kann im weiteren Verfahren vor dem endgültigen Angebot durch den Auftraggeber noch abgeändert oder eingeschränkt werden

Bewertung

Die grundsätzliche Bewertung erfolgt über das komplette Veranstaltungskonzept (Catering; Personalkonzept; musikalische Lösung usw.). Bitte berücksichtigen Sie bei der Erstellung des Konzeptes, dass ein Zuschuss in Höhe von 7.000 Euro in Aussicht gestellt werden kann.