Empfang von elektronischen Rechnungen in der Verwaltung

Die Stadtverwaltung Sonneberg hat den Verarbeitungsprozess von Rechnungen auf ein elektronisches Verfahren umgestellt. Hiermit verbunden ist Umstellung auf einen zentralen Rechnungseingang, um eingehende Rechnungen kanalisiert an die zuständigen Stellen in der Verwaltung weiterleiten zu können.

  • Für Rechnungssteller bedeutetet dies, dass Rechnungsdokumente an die Stadtverwaltung Sonneberg an eine einheitliche Rechnungsadresse zu senden, auch wenn gegebenenfalls eine andere Lieferanschrift vorliegt. Ab sofort ist nur noch folgende Rechnungsanschrift zu verwenden:

Stadtverwaltung Sonneberg
Sachgebiet
Bahnhofsplatz 1
96515 Sonneberg

Bei der Adressierung von Rechnungen ist stets das konkrete Sachgebiet innerhalb der Stadtverwaltung anzugeben, welches den der Rechnung zu Grunde liegenden Auftrag ausgelöst hat. Auf unserer Homepage finden sie unter das Organigramm der Stadtverwaltung mit allen Sachgebieten (SG).

Empfang von elektronische Rechnungen

Selbstverständlich können uns Rechnungssteller ihre Rechnungen auch per E-Mail zusenden. Als ressourcenschonende Übertragungsform wird dies von uns ausdrücklich begrüßt.

Unsere E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen lautet: zre@stadt-son.de

Für den Versand von elektronischen Rechnungen an die Stadt Sonneberg sind folgende Nutzungsbedingungen zu beachten:
  • Rechnungen per E-Mail sind ausschließlich an das Postfach zre@stadt-son.de zu senden.
    An dieses Postfach dürfen nur Rechnungsdokumente versendet werden. Andere Dokumente, wie z.B. allgemeine Schriftstücke, Angebote, Werbung, Bild-, Film- oder andere Mediendateien und auch Mahnungen sind keine Rechnungsdokumente und sind an das zentrale Postfach info@stadt-son.de bzw. direkt an das zuständige Sachgebiet zu senden.
  • Die in § 14 Umsatzsteuergesetz enthalten Anforderungen an Rechnungen sind zu beachten.
  • Jede E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
  • Die Rechnung muss der E-Mail als Anhang im PDF-Format angehängt sein. Andere Dateiformate werden nicht bearbeitet; Dies gilt nicht für XRechnungen (siehe hierzu weiter unten).
  • Pro Rechnung darf nur ein Auftrag oder Bestellung abgerechnet werden.
  • Textinhalte der E-Mail werden nicht gelesen. Der E-Mail-Körper der Rechnung darf deshalb keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten. Nur der Betreff der E-Mail wird für die Weiterverarbeitung der Rechnung gelesen.
  • Sollte eine Rechnung Anlagen enthalten, müssen diese ebenfalls im PDF-Format in derselben E-Mail wie die Rechnung enthalten sein.
  • Als Rechnungsadresse die einheitliche Rechnungsanschrift der Stadtverwaltung Sonneberg unter Angabe des konkreten Sachgebietes (siehe oben).
  • Sofern eine Rechnung per E-Mail übermittelt wurde, ist der zusätzliche Versand der gleichen Rechnung auf postalischem Weg in Papierform nicht zulässig.

Rechnungen im Format „XRechnung"

Die Stadtverwaltung bietet Rechnungsstellern auch die Möglichkeit an, ihre Rechnungen als E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 einzureichen. Hierfür hat sich die Stadt der zentralen Rechnungseingangsplattform des Freistaats Thüringen angeschlossen. Zur Nutzung der zentralen Rechnungseingangsplattform müssen sich Auftragnehmer/-innen einmalig registrieren (kostenlos) und eine Leitweg-ID für den Rechnungsempfänger angeben.

Die Leitweg-ID der Stadt Sonneberg für XRechnungen lautet: 16072018-0001-47

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